1. Einleitung und Überblick

Wir haben diese Datenschutzerklärung verfasst, um Ihnen gemäß der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 und anwendbaren nationalen Gesetzen (in Deutschland das BDSG) zu erklären, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zukünftig verarbeiten werden und welche rechtmäßigen Möglichkeiten Sie als betroffene Person haben.

Die verwendeten Begriffe sind geschlechtsneutral zu verstehen. Kurz gesagt: Wir informieren Sie umfassend darüber, welche Daten wir über Sie verarbeiten.

2. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von uns in diesem Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten und für alle personenbezogenen Daten, die von uns beauftragte Unternehmen (Auftragsverarbeiter) verarbeiten. Mit personenbezogenen Daten meinen wir Informationen, die eine Person eindeutig identifizierbar machen.

Die Erklärung gilt für unsere Websites sowie unsere Social-Media-Präsenzen.

3. Rechtsgrundlagen

In der folgenden Datenschutzerklärung geben wir Ihnen transparente Informationen zu den rechtlichen Grundsätzen und Vorschriften, also den Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung, die uns ermöglichen, personenbezogene Daten zu verarbeiten.

Was EU-Recht betrifft, beziehen wir uns auf die VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016. Folgende DSGVO-Rechtsgrundlagen kommen bei uns zum Einsatz:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — z. B. für optionale Cookies
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — für die Erbringung unserer Dienstleistungen
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) — z. B. Aufbewahrungspflichten
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — z. B. für Sicherheit und Website-Analyse

4. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Sven van Brügge
TUBIX Computer Systeme
Kurpfälzer Str. 9, 55444 Eckenroth

Telefon: +49 6724 941875
E-Mail: hallo@tubix.digital

5. Speicherdauer

Dass wir personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie es für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen und Produkte unbedingt notwendig ist, gilt als generelles Kriterium bei uns. Das bedeutet, dass wir personenbezogene Daten löschen, sobald der Grund für die Datenverarbeitung nicht mehr vorhanden ist.

In einigen Fällen sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Daten auch nach Wegfall des ursprünglichen Zwecks zu speichern (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten von 7–10 Jahren).

6. Ihre Rechte laut DSGVO

Gemäß Artikel 13, 14 DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — Sie haben das Recht, eine Bestätigung zu verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) — Sie haben das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) — Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren: Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI RLP), Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, www.datenschutz.rlp.de

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: hallo@tubix.digital

7. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Website erforderlich sind. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Eine gesonderte Einwilligung ist für diese Cookies nicht erforderlich.

Sie können in Ihrem Browser die Speicherung von Cookies jederzeit deaktivieren oder einschränken. Bitte beachten Sie, dass dies die Funktionsfähigkeit der Website beeinträchtigen kann.

8. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. an hallo@tubix.digital), werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Dienstleister: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (Microsoft 365). E-Mails werden auf Servern von Microsoft innerhalb der EU/des EWR gespeichert. Für etwaige Datenübermittlungen in die USA ist Microsoft dem EU-US Data Privacy Framework angeschlossen; ergänzend liegen EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO vor. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen.

Speicherdauer: E-Mails werden so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist, bei Geschäftskorrespondenz bis zu 10 Jahre gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO).

9. Kontaktformular

Wenn Sie uns über unser Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Nachricht) bei uns gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und bei Anschlussfragen zur Verfügung zu stehen. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Anfragen ohne nachfolgendes Vertragsverhältnis werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht. Entsteht ein Vertragsverhältnis, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre gemäß § 147 AO bzw. § 257 HGB).

10. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Hosting-Dienstleister betrieben. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Unser Hosting-Dienstleister ist FMP360 by FMP Consulting - FZCO, DDP Building A1, Dubai Silicon Oasis, Vereinigte Arabische Emirate (VAE). Der Einsatz erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Da der Hosting-Anbieter seinen Sitz in den Vereinigten Arabischen Emiraten hat und für die VAE kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Damit wird ein dem EU-Datenschutzniveau vergleichbarer Schutz vertraglich sichergestellt.

Die Nutzung des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

12. Server-Protokolldateien

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den Hosting-Server automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert, die Ihr Browser übermittelt.

Erfasste Daten: IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Diese Daten werden ohne Ihre Einwilligung und ohne die Möglichkeit einer Zuordnung zu Ihrer Person erhoben und verarbeitet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Log-Dateien werden zur Gewährleistung der Sicherheit und des störungsfreien Betriebs unserer Website gespeichert und nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und dem stabilen Betrieb der Website).

13. KI-Telefonassistent

Wir setzen auf unserer Website und in unserem Unternehmen einen KI-gestützten Telefonassistenten ein. Wenn Sie uns anrufen, können Ihre Anfragen durch dieses automatisierte System entgegengenommen, qualifiziert und weitergeleitet werden.

Hinweis auf automatisierte Verarbeitung: Sie werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass Sie mit einem KI-System sprechen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Verbindung zu beenden oder einen menschlichen Mitarbeiter zu verlangen.

Verarbeitete Daten: Stimme/Sprachdaten, Gesprächsinhalte, Rufnummer, Zeitpunkt des Anrufs. Gespräche können zum Zweck der Qualitätssicherung und Verbesserung des Systems transkribiert werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Dienstleister: Twilio Inc., 375 Beale Street, San Francisco, CA 94105, USA (Datenschutzerklärung) — Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor. Da Twilio seinen Sitz in den USA hat, erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) sowie des EU-US Data Privacy Frameworks, dem Twilio angeschlossen ist. Sprachaufzeichnungen werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht. Gesprächstranskripte, die zur Dokumentation von Geschäftsvorgängen dienen, werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich 3 Jahren aufbewahrt (gesetzliche Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB) und anschließend gelöscht.

14. KI-Chatbot

Auf unserer Website steht Ihnen ein KI-gestützter Chatbot zur Verfügung, der Ihre Anfragen automatisiert beantwortet. Dabei werden die von Ihnen eingegebenen Nachrichten an einen KI-Dienst übermittelt und dort verarbeitet.

Verarbeitete Daten: Chatinhalte, IP-Adresse, Zeitpunkt der Interaktion sowie ggf. von Ihnen freiwillig angegebene personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Eingesetzte KI-Dienste:

• Anthropic PBC (Claude) — 548 Market St, San Francisco, CA 94105, USA. Datenübermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
• OpenAI, LLC (ChatGPT) — 3180 18th St, San Francisco, CA 94110, USA. Datenübermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln sowie des EU-US Data Privacy Frameworks.
• Google LLC (Gemini) — 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Datenübermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln sowie des EU-US Data Privacy Frameworks.

Mit allen Anbietern liegen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO vor. Da alle drei Anbieter ihren Sitz in den USA haben, wird auf Abschnitt 17 (Datenübermittlung in Drittländer) verwiesen. Es erfolgt kein Verkauf Ihrer Daten an Dritte. Chatverläufe werden nach Abschluss der Konversation und Wegfall des Verarbeitungszwecks gelöscht, spätestens nach 90 Tagen.

15. KI-gestützte Workflow-Automatisierung

Wir nutzen KI-basierte Automatisierungstools, um interne Arbeitsprozesse zu optimieren und Kundenanfragen effizienter zu bearbeiten. Dabei können personenbezogene Daten (z. B. aus Kontaktformularen oder E-Mails) durch automatisierte Systeme verarbeitet werden.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalte und sonstige von Ihnen bereitgestellte Informationen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Geschäftsabwicklung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Eingesetztes Tool: FMP360 by FMP Consulting - FZCO, DDP Building A1, Dubai Silicon Oasis, Vereinigte Arabische Emirate (VAE) — Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor. Da der Anbieter seinen Sitz in den VAE hat, erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO); siehe hierzu auch Abschnitt 17. Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Durchführung des jeweiligen Workflows erforderlich ist, und anschließend automatisch gelöscht.

16. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Wir setzen in einigen Bereichen automatisierte Verarbeitungsprozesse ein, bei denen KI-Systeme Ihre Anfragen analysieren und eigenständig Entscheidungen treffen können (z. B. Weiterleitung von Anrufen, Qualifizierung von Kundenanfragen).

Gemäß Art. 22 DSGVO haben Sie das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

In Fällen, in denen eine solche Verarbeitung stattfindet, werden Sie gesondert darüber informiert und haben die Möglichkeit, eine menschliche Überprüfung zu verlangen. Wenden Sie sich hierfür an: hallo@tubix.digital

17. Datenübermittlung in Drittländer (Art. 44 ff. DSGVO)

Folgende von uns eingesetzte Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittländer) und verarbeiten dabei ggf. personenbezogene Daten:

• USA (ggf.): Twilio Inc. (KI-Telefonie), Anthropic PBC / Claude (Chatbot), OpenAI LLC / ChatGPT (Chatbot), Google LLC / Gemini (Chatbot), Microsoft Corporation / Microsoft 365 (E-Mail, sofern Daten außerhalb der EU verarbeitet werden)
• Vereinigte Arabische Emirate (VAE): FMP360 by FMP Consulting - FZCO (Hosting, Workflow-Automatisierung)

Für die USA steht das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023) als Rechtsgrundlage zur Verfügung, sofern der jeweilige Anbieter diesem Framework angeschlossen ist. Ergänzend und für alle übrigen Drittland-Transfers stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO (Durchführungsbeschluss der EU-Kommission vom 4. Juni 2021). Für die VAE liegt kein EU-Angemessenheitsbeschluss vor; die Übermittlung erfolgt daher ausschließlich auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Auf Anfrage informieren wir Sie über die jeweils vorliegenden Garantien. Bitte wenden Sie sich dazu an: hallo@tubix.digital

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die rechtliche Situation oder das Angebot oder die Datenverarbeitung auf unserer Website ändert. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über den Schutz der Daten, die wir erheben, auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen jederzeit unter hallo@tubix.digital zur Verfügung.